J’ai plongé profondément dans les structures de répartition du travail – voici ce que j’ai appris

Voici une brève vérité. Avant d’écrire cet article, je suis tombé sur Les lois d’Akinqui résument bien les structures de répartition du travail. La « loi » amusante se lit comme suit : C’est ce qu’on appelle une structure de répartition du travail parce que le travail restant augmentera jusqu’à ce que vous ayez une répartition du travail, à moins que vous n’appliquiez une certaine structure. Cette loi est claire et vraie !

Blague à part, alors que j’étudiais pour obtenir mon diplôme en gestion de projet, j’ai trouvé une note instructive dans le guide PMBOK. Le guidequi est une source incontournable pour les chefs de projet, prévient qu ‘«aucun projet ne devrait être sans WBS».

Sans structure de répartition du travail (WBS), vos projets ont de fortes chances de dépasser leurs délais et leurs budgets et de ne pas répondre aux attentes des parties prenantes. Vous ne voulez rien de tout cela.

Ainsi, dans ce guide, je m’appuierai sur mon expérience en tant que professionnel de la gestion de projet pour partager ce que j’ai appris sur les structures de répartition du travail. Vous obtiendrez également des informations d’experts du secteur qui vous aideront à en savoir plus sur WBS.

Table des matières

Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail ?

Une structure de répartition du travail (WBS) est un aperçu visuel des différentes étapes d’un projet. Ces étapes organisent hiérarchiquement tout ce qui concerne votre projet.

Selon Jeffrey Pintoauteur et professeur, le WBS est un mécanisme de planification permettant de connaître l’interrelation des différentes activités d’un projet. Dans sa forme la plus simple, le WBS ressemble à celui que vous voyez dans le modèle ci-dessous:

Source

Éléments de la structure de répartition du travail

D’après ce que j’ai appris de Pinto, chaque WBS comporte au moins quatre niveaux gestion de projet.

Cependant, si votre projet est complexe, vous aurez plus de sous-livrables et votre volume de travail continuera d’augmenter.

Voici les quatre niveaux d’un WBS pour un projet simple.

Niveau

Terme WBS

Description

Niveau supérieur/niveau 1

Projet

Le projet global en cours de développement

Niveau 2

Livrable

Les principales composantes du projet

Niveau 3

Sous-livrable

Livrables de support

Niveau 4 (Activité)

Lot de travaux

Activités de projets individuels

Pour illustrer, j’expliquerai ces niveaux avec le WBS pour une conférence marketing.

Niveau supérieur/niveau 1

Le niveau supérieur du WBS couvre l’ensemble du périmètre du projet. C’est aussi le livrable final, qui décrit ce que je veux accomplir. Pour ce projet, le niveau supérieur est un « plan de conférence marketing ».

Niveau 2

Le deuxième niveau du WBS décrit les principales composantes du projet. Cela réduit également la portée du projet en unités qui servent de livrables.

Les livrables incluent des fonctionnalités pour les produits ou des phases pour les tâches. Mon projet est une série de huit tâches. Vous remarquerez que j’ai numéroté chaque livrable à ce niveau (et pour les niveaux inférieurs).

Il s’agit d’un élément délibéré, absent de certains WBS que j’ai vus.

Conseil de pro : La numérotation d’une structure de répartition du travail contribue à la clarté, à l’organisation et au suivi. Grâce à la numérotation, je dispose d’un moyen logique et visuel de connaître la relation entre les livrables, les sous-livrables et les lots de travaux. Cela permet de trouver facilement un élément de travail, notamment pour un grand projet.

Niveau 3

Le troisième niveau du WBS est le sous-livrable. Chaque sous-livrable est une composante du livrable principal que vous fournirez à vos parties prenantes.

Lorsque l’on considère un élément comme un sous-livrable, il faut tenir compte de la facilité de sa gestion. Par exemple, le sous-livrable, la recherche de lieux potentiels (2.1), correspond à cette norme.

Pourquoi? C’est gérable. Je peux y consacrer quelques heures. Le coût est minime.

Si vous créez votre propre WBS, utilisez certainement un modèle pour vous aider à démarrer.

Activités

Le dernier niveau du WBS concerne les activités. Pensez à des activités comme les atomes. Ce sont les plus petits éléments d’un sous-livrable ou d’un livrable.

Par exemple, pour mettre en œuvre la planification et la stratégie de l’événement, je devrai exécuter les activités suivantes :

1.1 Définir les objectifs et les buts 1.1.1 Organiser une réunion de lancement avec les parties prenantes 1.1.2 Rédiger une liste d’objectifs mesurables 1.1.3 Finaliser les objectifs dans une charte de projet 1.2 Identifier le public cible 1.2.1 Mener une étude de marché 1.2.2 Créer des personnages d’audience 1.2. 3 Valider les personas avec les parties prenantes 1.3 Développer le thème et l’image de marque de l’événement 1.3.1 Réfléchir à des idées de thème 1.3.2 Concevoir le logo et matériel de branding 1.3.3 Approuver le thème et l’image de marque avec les parties prenantes 1.4 Établir un budget et allouer des ressources 1.4.1 Identifier les principales catégories de dépenses 1.4.2 Créer un plan budgétaire initial 1.4.3 Obtenir l’approbation du budget des parties prenantes 1.5 Créer un calendrier et des jalons pour le projet 1.5.1 Rédiger un calendrier détaillé du projet 1.5.2 Identifier les étapes clés 1.5.3 Partager le calendrier avec l’équipe

Avantages de l’utilisation de WBS dans la gestion de projet

En découvrant le WBS, certains de mes pairs ne semblaient pas convaincus. Certains ont fait valoir que c’était formidable sur le papier mais inapplicable dans des situations réelles. Pour d’autres, ses avantages l’emportent sur l’idée erronée de ne pas en avoir.

Alors, en quoi un WBS peut-il réellement aider ?

Un WBS empêche la dérive de la portée.

Chaque partie prenante est sur la même longueur d’onde lorsqu’il existe un WBS.

Sans cela, les parties prenantes peuvent continuer à contribuer au projet jusqu’à ce qu’il devienne ingérable. Une fois que cela se produit, vous devrez revoir vos délais, vos jalons, vos estimations budgétaires, vos risques, etc. Je n’aimerais pas que cela se produise, surtout lorsque vous gérez plusieurs projets.

Dans l’environnement en cascade caractérisé par une approche séquentielle de l’exécution du projet, les avantages d’un WBS pour éviter une dérive du périmètre seront incontestables.

Cependant, dans les environnements Agile sans produits finaux entièrement définis, certains experts affirment que les parties prenantes changeront d’avis sur ce qu’elles veulent, quand et pourquoi.

Bien que cela annule la valeur d’un WBS, un expert soutient que les équipes agiles ne devraient pas utiliser l’excuse de l’agilité pour ne pas planifier et risquer de voir leur portée s’écarter.

“Bien que je comprenne qu’un WBS complet de style cascade serait nécessaire dans un projet de construction, ils [agile teams] Je ne peux pas réaliser d’estimations sur des projets comportant des dépendances inter-équipes, des dates de livraison sur plusieurs trimestres fiscaux et plus de cinq membres de l’équipe.

« Au minimum, toutes les exigences du produit final doivent être documentées, une feuille de route de tous les principaux livrables doit être communiquée, ils devraient réaliser un équivalent d’un WBS pour les deux prochaines semaines de travail et idéalement jusqu’à la fin de la prochaine semaine. une étape importante et un aperçu de la façon dont tout le reste va se dérouler », ajoutent-ils.

Un WBS facilite l’estimation du budget du projet.

Une structure de répartition du travail n’est pas seulement un outil de planification : elle facilite la budgétisation. En divisant mon projet en activités détaillées, le WBS facilite l’attribution des budgets.

Les dépassements de budget restent un problème omniprésent dans la gestion de projet. Dans un Enquête BCG sur 403 personnes interrogées, 49 % ont déclaré que plus de 30 % des projets de développement technologique de leur organisation dépassaient leurs budgets. Les projets technologiques utilisent Agile en raison de la flexibilité et de la progression itérative qu’il offre.

Même si je comprends qu’un budget préétabli va à l’encontre de l’état d’esprit Agile, l’intégration d’un WBS dans la planification du sprint est utile. L’attribution de budgets au niveau du sprint permet aux équipes de rester adaptables tout en maintenant la discipline financière.

Un WBS capture tous les lots de travaux.

J’ai découvert que la création d’un WBS m’oblige à réfléchir de manière critique à chaque aspect d’un projet. Des étapes majeures aux livrables granulaires, chaque module de travail est pris en compte. Cela permet non seulement de visualiser la portée du projet, mais garantit également que rien n’est négligé.

Mais avant de rédiger chaque paquet, il est essentiel de discuter avec les parties prenantes. Ne pas le faire est l’une des raisons de l’échec récent et monumental du train à grande vitesse 2 au Royaume-Uni.

Selon Tejvan Pettingerun économiste, “[High-Speed Rail 2] risque d’être un éléphant blanc de 50 milliards de livres sterling et un monument d’une mauvaise planification.

Pettinger n’a pas suggéré que l’équipe HS2 ne disposait pas d’un WBS complet. Cependant, il affirme de manière vérifiable que la portée du projet change constamment.

Et comme nous l’avons établi, lorsque cela se produit, le projet déraille sur presque tous les fronts et l’équipe doit retourner à la planche à dessin.

Types de WBS dans la gestion de projet

Il existe deux types de WBS :

Structure de répartition du travail basée sur les livrables. Structure de répartition du travail basée sur les phases.

WBS basé sur les livrables

Un WBS basé sur les livrables obtient des résultats tangibles (livrables) pour les parties prenantes.

Ce que j’aime dans ce WBS, c’est qu’il se concentre sur « quoi faire » plutôt que sur « comment faire » une tâche. En tant que tel, ce WBS est facile à modifier, simple pour estimer les coûts et fournit une vue complète de l’étendue totale des travaux.

Le WBS basé sur les livrables a des applications dans des scénarios tels que :

Projets avec des résultats clairs tels que l’organisation d’un événement ou la construction d’un bâtiment. Projets axés sur le client comme des campagnes marketing spécifiques ou des projets de conception. Projets nécessitant une gestion détaillée du périmètre, comme le lancement d’un nouveau produit.

WBS basé sur les phases

Un WBS par phases organise le travail selon les étapes séquentielles du cycle de vie du projet (démarrage, planification, exécution, suivi et contrôle, clôture). Avec ce WBS, je dois détailler le processus pour atteindre des livrables spécifiques.

L’une des façons les plus simples d’expliquer un WBS par phases est d’envisager un projet de rédaction de recherche. Sans procéder à un examen éthique, je ne peux pas interroger les participants pour obtenir des informations sur la rédaction de mon rapport final.

Avec le WBS orienté phases, j’aime les informations claires qu’il donne sur les éléments qui entravent l’avancement du projet. Ce WBS est également idéal pour fournir une feuille de route indiquant « quand effectuer » les tâches, garantissant que chaque étape s’appuie logiquement sur la précédente.

Le WBS basé sur les phases convient pour :

Projets axés sur les processus, tels que la mise en œuvre d’un système commercial ou la conduite de recherche et développement. Projets de cycle de vie standardisés comme ceux suivant la méthodologie Waterfall. Projets à long terme avec progression séquentielle, tels que la construction d’infrastructures sur plusieurs années ou des initiatives de planification stratégique.

Comment utiliser un WBS pour gérer des projets

Un WBS est excellent pour découper des projets complexes en plus petits morceaux. Mais au-delà de sa fonction principale de visualisation de la portée du projet, voici comment utiliser un WBS :

1. Attribuez des responsabilités.

Le WBS facilite l’attribution de livrables ou de tâches aux membres de l’équipe. Cela aide chacun à savoir de quoi il est responsable et évite que les choses ne se reproduisent.

2. Estimez le temps et les ressources.

J’utilise le WBS pour déterminer combien de temps prendra chaque tâche et quelles ressources sont nécessaires. Cela facilite la création d’un calendrier et d’un budget réalistes.

3. Faciliter la communication.

Le WBS est un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Il permet d’aligner les membres de l’équipe et les parties prenantes sur la portée, les responsabilités et les délais du projet.

4. Gérer les risques.

Je recherche les risques potentiels dans chaque élément du WBS et crée des plans pour y remédier avant qu’ils ne perturbent le projet.

5. Intégrez-vous aux outils de gestion de projet.

Je suis fan d’outils comme Trello et Asana. La saisie de l’intégralité de mon WBS dans ces outils facilite le suivi des tâches, la gestion des ressources et la génération de rapports.

Pensées finales

La structure de répartition du travail est une pierre angulaire qui apporte de la clarté aux projets.

Même si j’avais découvert WBS au cours de mes études et l’avais appliqué dans ma vie professionnelle, plonger dans ses nuances et réfléchir à son utilisation dans des scénarios réels m’a donné une perspective renouvelée.

Le WBS est essentiel non seulement pour planifier et organiser un projet, mais aussi pour identifier les risques et maintenir le contrôle sur la portée et la budgétisation.

Un apprentissage utile pour moi a été le débat sur la pertinence du WBS en Agile. Un backlog de produit dans les projets Agile est comme un WBS, où les épopées ou les fonctionnalités sont gérées en sprints.

Sans réfléchir aux éléments de travail, que ce soit en Agile ou en Waterfall, le projet se dirige vers les rochers.

En résumé : les projets réussis commencent par un plan bien pensé, et ce plan commence par une structure de répartition du travail.

Je ne sais pas si vous préférez intégrer un tableau ou simplement utiliser une capture d’écran, je vous ai donc proposé les deux options pour ces 3 instances (notamment parce que la troisième est GRANDE)