Comment suivre la formation des employés et mesurer le retour sur investissement
Vous ne gérez pas votre entreprise selon des estimations et des charnières approximatives, alors pourquoi devriez-vous le faire en formant vos employés ? En plus, apprentissage et développement des employés est un investissement commercial en soi : il est étroitement lié aux KPI et aux objectifs de votre entreprise, nécessitant une partie de votre budget et offrant un retour sur investissement mesurable. À ce titre, il mérite toute votre attention et une surveillance étroite.
Dans cet article, nous explorerons tous les avantages du suivi de la formation des employés, les données que vous devez rechercher et les meilleurs outils pour le travail, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque option. Allons-y !
La formation des employés présente de nombreux avantages pour vos employés et votre entreprise. Les employés sont plus heureux, plus productifs et restent plus longtemps. Avec une main-d’œuvre compétente et loyale, votre entreprise peut prospérer. Cependant, afin de profiter de ces avantages, vous devez garder un œil sur les programmes de formation de vos employés pour vous assurer qu’ils répondent à vos attentes. Voici pourquoi :
1. Mesurer le retour sur investissement de la formation
Vous savez probablement combien d’argent vous avez dépensé pour déployer la formation des employés, mais savez-vous combien vous avez gagné grâce à cela ? Le retour sur investissement de la formation est une chose complexe à mesurer, et vous ne pourrez peut-être pas le mesurer avec une précision à 100 %. Cependant, plus vous examinez de sources de données, mieux vous serez en mesure de les évaluer (nous en reparlerons dans un instant !).
Connaître le retour sur investissement de votre formation signifie que vous serez en mesure de gérer votre budget plus efficacement et de réaffecter vos ressources selon vos besoins. De plus, pour les professionnels du L&D, prouver le retour sur investissement est essentiel pour prouver la valeur de leur travail et pour sécuriser, voire augmenter leur budget de formation.
2. Combler les lacunes en matière de connaissances et de compétences
Le suivi de la formation des employés signifie que vous surveillerez leurs performances à la fois pendant la formation et au travail. Vous aurez également l’occasion de parler directement avec eux et d’entendre leurs réflexions sur votre programme de formation et la mesure dans laquelle il les a aidés.
Cela vous permettra d’identifier les lacunes en matière de connaissances et de compétences et d’y remédier efficacement grâce à du matériel d’apprentissage supplémentaire, du mentorat ou formation sur le terrainrenforçant ainsi les objectifs d’apprentissage du cours.
3. Se conformer aux réglementations
La conformité et la tenue de registres détaillés vont de pair. Vous devez savoir à tout moment que tous les employés ont terminé avec succès leur formation en matière de conformité, qu’un certificat arrive à expiration et que votre entreprise est globalement en conformité avec les réglementations de conformité de votre secteur.
Si vous travaillez dans un secteur fortement réglementé, vous comprenez à quel point la conformité est importante et qu’elle va au-delà des amendes et des pénalités. La conformité implique souvent la santé et la sécurité, et ne pas respecter ou être conscient des réglementations et des meilleures pratiques peut mettre en péril le bien-être de vos employés et l’environnement.
4. Créer des programmes de formation plus efficaces
Le suivi de la formation des employés comporte de multiples facettes : il implique le suivi des performances des apprenants, l’évaluation des performances des employés après la formation, l’obtention des commentaires des managers et des employés, et bien plus encore.
Ces données de formation et les commentaires provenant de diverses sources vous donneront une image précise de l’efficacité de votre programme mais aussi de ce qui manque et de ce qui doit être amélioré – c’est la clé pour concevoir de meilleurs programmes de formation dans le futur et atteindre vos objectifs respectifs.
Une vaste réserve d’informations vous attend, à condition que vous soyez prêt à creuser ! Nous partageons ci-dessous les sources de données les plus courantes et les plus fiables pour suivre la formation des employés :
Métriques d’apprentissage
Les mesures d’apprentissage font référence aux mesures qui mesurent l’efficacité des cours et la rétention des connaissances.
Taux de réalisation : Il s’agit de la mesure évidente qui vient à l’esprit en premier lors du suivi des initiatives de formation des employés. Bien que superficiel, un taux de réussite vous donnera une première idée de l’engagement de votre formation. De plus, dans le cas d’une formation à la conformité, elle vous aidera à garantir qu’il n’y a pas de fuites faibles parmi votre personnel.
Résultats d’évaluation : Les notes d’évaluation individuelles et moyennes vous donneront une idée précise de la façon dont les employés ont assimilé les informations et les parties de la formation dont ils pourraient encore douter.
Certificats obtenus : Le nombre de certificats obtenus est un moyen rapide de vérifier si tous les salariés ont suivi la formation obligatoire.
Participation aux activités de formation : Il existe des moyens, surtout si vous utilisez un système de gestion de l’apprentissage, de surveiller le comportement des apprenants jusqu’au niveau d’activité. Combien de temps ils ont consacré à chaque activité, s’ils ont terminé une vidéo ou non, s’ils ont réussi un test du premier coup, et plus encore. Tout cela vous aidera à comprendre si votre formation est engageante ou non.
Indicateurs des employés
La formation des employés a été étroitement associée à des paramètres essentiels pour les employés, à savoir :
Satisfaction des employés Engagement des employés Rétention
Ces mesures sont le résultat de plusieurs facteurs. Il est difficile de déterminer dans quelle mesure ils peuvent être attribués en toute sécurité à la formation des employés. Cependant, si les employés évoquent positivement leur expérience de formation dans votre enquête de satisfaction, on peut affirmer que cela a joué un rôle important.
Performance des employés : La performance des employés peut être mesurée de différentes manières selon le type de formation et est souvent liée à d’autres mesures. Pour l’intégration des nouveaux employés, par exemple, cela peut signifier un gain de productivité. Lors d’une formation à la conformité, vous devrez peut-être mesurer le nombre d’incidents. Pour la formation professionnelle spécifique à un emploi, cela peut faire référence à un délai d’exécution plus rapide ou à des chiffres de ventes plus élevés.
Changements de comportement : Les changements comportementaux sont liés aux compétences générales et sont évalués plutôt que mesurés. Par exemple, une meilleure gestion du temps se manifeste clairement par une exécution rapide ou plus rapide des projets (mesurable), mais également par un meilleur équilibre de vie et moins de stress lié au travail (non mesurable). Les changements de comportement affectent l’ensemble de l’équipe et pas seulement les employés individuels. Par exemple, lorsque les employés développent des compétences en résolution de conflits ou lorsqu’ils sont formés à la diversité, à l’équité et à l’inclusion (DEI), il y aura moins de frictions sur le lieu de travail. De même, à mesure que les employés deviennent plus adaptables et résilients, votre entreprise sera en mesure de pour naviguer plus facilement dans le changement. Ces traits et compétences peuvent être évalués au moyen d’évaluations des performances, d’observations et de commentaires des superviseurs ou des pairs.
Impact commercial
Les résultats les plus tangibles sont exprimés dans les mesures commerciales et les KPI. À ce stade, il convient de noter qu’il est essentiel de définir vos KPI souhaitables avant de déployer une formation. Et il est presque impossible de ne pas le faire, car généralement une entreprise déploie des formations afin d’améliorer des résultats commerciaux spécifiques. À titre indicatif, certains KPI à surveiller sont :
Indicateurs client : CSAT (score de satisfaction client), NPS, nombre de tickets d’assistance, désabonnement, CLV. Mesures financières : ventes, réduction des coûts de formation, revenus et marge bénéficiaire brute/nette.
Vous disposez de plusieurs options pour suivre et enregistrer les données de formation des employés avec logiciel de suivi. Nous vous présentons ici 4 outils différents, chacun répondant à différents besoins commerciaux et méthodes de prestation de formation :
Système de gestion de l’apprentissage (LMS)
UN Système de gestion de l’apprentissage est sans conteste l’outil le plus efficace pour dispenser et suivre la formation des employés, de intégration des nouveaux employés à perfectionnement et formation à la conformité. Un LMS vous permet de proposer aux apprenants divers formats de contenu de formation (livres électroniques, PDF, vidéos, quiz) et prend en charge plusieurs méthodes de diffusion de formation (synchrone, asynchrone, mixte, mobile).
La plupart des LMS proposent des outils de rapport intégrés qui vous aident à rester au top de vos initiatives d’apprentissage en ligne sans que vous ayez à effectuer un travail manuel excessif. Vous pouvez voir les performances de certains employés, départements ou succursales entières en quelques secondes et en quelques clics.
Les LMS disposent de plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de surveiller plusieurs indicateurs, même en temps réel, comme les taux d’achèvement des formations, les scores individuels et moyens des cours, le nombre de certificats délivrés, le temps passé sur chaque activité d’apprentissage, les résultats des quiz, etc.
La plupart des LMS disposent de filtres qui vous permettent de surveiller uniquement les données dont vous avez besoin et de planifier leur livraison automatique. Vos dossiers de formation sont conservés à vie au même endroit, avec tout votre matériel de formation. Assurez-vous de demander spécifiquement à votre fournisseur LMS quel est son système de reporting, car certains LMS ont tendance à être soit trop complexes, soit à n’offrir que des mesures superficielles, comme les taux d’achèvement des cours.
Dans l’ensemble, un LMS est la solution de formation la plus complète, offrant de multiples options pour surveiller les performances des apprenants à travers:
Enquêtes Évaluations des apprenants Carnet de notes Gestion des certificats Outil de reporting
Avantages
Solution tout-en-un pour centraliser, distribuer et surveiller la formation Capacités de création de contenu Analyses avancées : informations sur les performances des cours et des apprenants Intégration avec les outils du lieu de travail Travail manuel minimal requis
Inconvénients
Cela pourrait coûter cher si vous n’avez qu’une seule formation
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Système de gestion de la formation (TMS)
Un système de gestion de la formation est une plate-forme qui aide les entreprises à organiser et à rationaliser les formations dirigées par un instructeur et VILT. Un TMS prend en charge toutes les tâches « administratives », comme la planification des cours, la logistique (pour les sessions de formation sur site), l’inscription des apprenants, les e-mails de rappel, la planification et les prévisions budgétaires et, bien sûr, les rapports détaillés.
Gardez à l’esprit que, contrairement à un LMS, le logiciel de gestion de formation ne dispose pas toujours de capacités de création de contenu ou de prestation de formations. C’est donc une bonne option si vous mettez en œuvre une formation dirigée par un instructeur et avez besoin d’un outil pour gérer les tâches administratives.
Avantages
Analyses avancées, y compris Business Intelligence Automatisation des tâches administratives
Inconvénients
Fonctionne uniquement pour ILT et VILT. Ne prend pas en charge la création ou la diffusion de contenu ; Les TMS se concentrent uniquement sur les tâches administratives
Logiciel de suivi de la formation des employés
Une autre solution pour suivre les progrès de la formation des employés consiste à utiliser un logiciel spécialisé de suivi de la formation. Les trackers de formation des employés se spécialisent dans le suivi de la formation et aident dans les tâches administratives, telles que les missions de formation, la documentation, les e-mails de rappel, etc.
Avantages
Rapports de formation approfondis Surveillance efficace de la conformité
Inconvénients
Ne prend pas en charge la création ou la diffusion de contenu
Feuilles Google
Cette solution sans frais peut servir de carnet de formation pour les petites entreprises qui proposent peu de formations sur site ou en ligne ou lorsque le prix d’autres outils de suivi est hors limite pour votre budget. Dans de tels cas, les bons vieux Google Sheets ou Excel feront très bien l’affaire.
Avantages
Coût zéro Bonne solution pour les petites entreprises
Inconvénients
Prend beaucoup de temps Nécessite beaucoup de travail manuel Analyse de données limitée Pas efficace pour les initiatives de formation à grande échelle
Lorsqu’il s’agit de formation des employés, la question n’est pas de savoir si elle doit être suivie, mais comment. Si vous ne souhaitez pas jongler entre les outils, un système de gestion de l’apprentissage est une solution intégrée basée sur le cloud pour rationaliser, proposer et suivre vos programmes de formation.
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Androniki Koumadoraki
Androniki est rédacteur de contenu chez LearnWorlds et partage des conseils en matière de conception pédagogique et de marketing. Forte d’une solide expérience en rédaction B2B et en traduction technique, elle est passionnée par l’apprentissage et la diffusion des connaissances. Elle est également une yogi en herbe, une passionnée de lecture et une transpondeuse talentueuse.
